Plánovanie

Všimnite si: do plánovačov si často dávame úlohy ktoré sme dostali od iných. Potom nám nemusí zostať voľný čas na to, aby sme splnili to, čo potrebujeme my sami.

Strategické plánovanie je dnes už pomerne prepracovaný odbor. Mnoho ľudí si vie perfektne naplánovať prácu. Ale celkom zlyhávajú, pokiaľ ide o voľný čas.

Odporúčam vám, aby ste si plánovali (aspoň zhruba) celý život. Alebo teda presnejšie celý deň. Už len to, že si dvoj diár rozšírite na 24 hodín vám povie, či je všetko v poriadku.

• 8 hodín venujte spánku.
• 8 hodín venujte rodine, zábave a odpočinku.
• 8 hodín venujte práci a zarábaniu peňazí.

Takým spôsobom si chránite zdravie. Ak by ste videli, že práca vám začína príliš zasahovať do súkromného života, je dobré s tým niečo robiť. Krátkodobo je to v poriadku – veď v prípade choroby alebo dovolenky zas menej robíte. Ale v priemere by ste nemali robiť v dvoch zamestnaniach.

Treba mať jednu prácu a v nej buďte efektívni.

Dajte si zvládnuteľné úlohy

To je základný bod, aby sa nestalo, že si naplánujete niečo čo sa nedá.

• Priveľa úloh vás znechutí a zastraší.
• Ak vyzerajú nezvládnuteľne, tak to odradí.

Pomáha, ak veľké úlohy rozsekáte na malé kúsky. Následne nájdite nejaký pravidelný režim a splňte tie malé úlohy jednu po druhej. To potom zrazu zvládnete aj zdanlivo nereálne veci.

Príklad: Chceli by ste napísať 200 stranovú knihu. To je veľké sústo. To je vyše 50 tisíc slov a silne cez štvrť milióna ťuknutí do klávesnice. (370 tisíc napísaných znakov na klávesnici). Ak ale denne napíšete 2000 slov, za jeden mesiac máte knihu napísanú. Taký cieľ je hneď reálnejší. Samozrejme, to musíte mať čo povedať, ale napísať 2000 slov sa naozaj dá. Napríklad namiesto sledovania TV.

Plánujte aj ukončovanie

Väčšinou pod pojmom plánovanie rozumieme proces kedy určujeme, čo budeme robiť ďalej. Nové úlohy. Ale dobré je do plánovania zahrnúť aj úlohy s ktorými chcete prestať.

• Môžete plánovať s čím začnete. Na to ale treba mať voľný čas.
• Preto plánujte aj to, s čím skončíte, aby ste mali voľný čas.

Čo vám v živote a v práci nefunguje, to zrušte. Väčšinou totiž ľudia nemajú čas na nič „nové“. Máte aj vy problém s časom? Spravte si najskôr plán,  ktoré veci v živote prestanete robiť.

Klaďte sami sebe otázky. Akým spôsobom pracujete cez deň? Čo robíte? Kde máte rezervy? Čo robíte zbytočne? Taká analýza sa dá riešiť rôznymi spôsobmi.

Namierte na svoje pracovisko fotoaparát na statíve, alebo kameru. Zrýchlene sa nafilmujte. Potom na časozbernom videu uvidíte, že najčastejšie si kontrolujete na facebooku, či niečo nie je nové. Alebo že vás niekto vyrušuje. V tej chvíli si viete naplánovať úlohu, že toto sa vám robiť neoplatí.

Pokiaľ viac pracujete na počítači, využite niektorý nástroj. Napríklad manictime.com je softvér, ktorý si v počítači nainštalujete a bude presne monitorovať čo robíte. Dnes azda ešte lepší je nástroj rescuetime.com ktorý robí to isté, navyše ho ale môžete nainštalovať aj do tabletu a na tablet. Potom máte presný prehľad o tom, čo presne robíte. Obidve aplikácie stačí využiť vo verzii zadarmo. Platená verzia síce monitoruje viac informácií, ale na rýchly prehľad vám určite stačí pár dní zadarmo a viete čo sa deje.

Je dobré plánovať si aj voľný čas

Inými slovami vopred si vytvorte plán „teraz budem mať voľno“. Proste v kalendári to bude vyznačené ako obsadený čas. Ak vám niekto pozerá cez plece, tak to nejako pomenujte, aby to vyzeralo závažne. Niektorí špekulanti keby vedeli že máte voľno, ihneď sa vám vnútia aby ste sa im venovali.

• Čo také by ste mali plánovať ako „voľno“?
• Čas na premýšľanie,
• na tréning,
• na jedlo, na priateľov, rodinu
• na zábavu,
• na učenie sa nových vecí, alebo jazykov,
• na spánok…

Dôležité je potom vydržať a nepopustiť. Neraz ľudia potrebujú niekde vtesnať ešte nejakú novú úlohu. Potom sa vynechá obed, zruší tréning, alebo sa robí hlbšie do noci. To nie je nič zdravé ani rozumné. Občas – nevadí. Ale nesmie sa to stať pravidlom.

Príklad: v redakciách aj v reklamných agentúrach som také už zažil a videl. Príde náročná úloha a termín uzávierky. Robí sa cezčas a úlohu zvládneme. Ale žiadne voľno navyše. Naopak, zajtra sa dozviete, že prišiel nový „nervák“. A znova sa robí hlboko do noci. Tak to pokračuje a stáva sa z toho zvyk. Ako chcete z takého kolotoča vyskočiť?

Týmto spôsobom vzniká veľký stres. A to už je niečo, čo dokázateľne škodí zdraviu.

Plánujte kompresiu

Máte už na najbližšie dni nejaký zoznam úloh? Potom môžete využiť aj kompresiu. Spojíte podobné úlohy a spravíte ich naraz.

Príklad. Ak viete, že budete posielať listy, ideálne je najskôr ich jeden za druhým písať. Potom ich naraz všetky vytlačiť. Potom naraz obálkovať a lepiť adresy. A nakoniec ich naraz odniesť na poštu.

Chybou by bolo napísať, vytlačiť, zalepiť a odoslať jeden list, vrátiť sa z pošty a začať ďalším.

Viem, tento príklad je samozrejmý, ale rovnako môžete spojiť aj rozličné činnosti.

Plánujte pestrosť

Druhá vec, ktorú sa vám oplatí plánovať je pestrosť činností. Tu prospejete aj svojmu zdraviu. Ak máte činnosti ktoré robíte posediačky, plánujte najlepšie tak hodinové bloky. Potom by bolo fajn zaradiť blok s väčším pohybom. Niečo vybavíte v rámci budovy, prejdete niekoľko schodov, alebo ulíc. Potom si zaraďte hodinku činnosti, ktorú robíte postojačky.

Tým spôsobom viac prospejete svojmu zdraviu.

Plánujte naraz len jednu vec

Veľmi dobre sa robí, ak máme len len jednu úlohu. Naplánujte si veci tak, aby ste naraz pracovali vždy len na jednej úlohe.

K tejto téme sa vrátime na inom mieste. Ak ale môžete, zariaďte si pracovný čas tak, že ak niečo robíte, napríklad píšete, tak vás nebude rušiť niečo iné. Telefón, kolegovia a podobne. Prepínanie sa medzi úlohami by odsávalo priveľa času.

Do plánov je dobré zahrnúť aj chyby

Veci sa zvyčajne daria pomalšie ako by sme potrebovali. Preto pri navrhovaní termínov počítajte vždy s tým, že nie všetko prebehne ideálne.

Poznáte to. Viete asi odhadnúť, koľko bude trvať splnenie niektorej úlohy. Tento čas pri plánovaní hneď natiahnite. Skúste zaspomínať.

• Aké prekážky sa vám typicky postavia do cesty pri podobných úlohách?
• Aké je riziko, že v čase kedy chcete na úlohe robiť príde šéf s inou úlohou, ktorá má prednosť?
• Aké problémy sa zvyknú vyskytnúť a ak sa objavia, o koľko sa oddiali ukončenie úlohy?

Je lepšie ak budete plánovať reálnejší čas. Zbavíte sa stresu a ak skončíte skôr, všetci budú len radi. Vám zostane trocha voľna a to sa vždy hodí.

Neverte ilúzii, že pod tlakom sa vám robí lepšie

Ľudia majú niekedy pocit, že keď je veľa úloh a že je to pestré, že sú produktívnejší. Potom vám povedia, že pod tlakom sa im pracuje lepšie.

Spravidla to nie je pravda!

Ten tlak, alebo stres je len niečo, čo vytvára pocit naliehavosti. Keď stúpne úroveň nevyhnutnosti na maximum, pracujeme naplno. Ak by sme pod tlakom neboli, zrazu sa nám nechce pracovať a flákame sa. Tak môže vzniknúť dojem, že pri práci v strese sme produktívnejší. Áno. Z donútenia.

Ale ak pracujete pod stresom tak idete naplno, na turbo. V takom režime sa rýchlo vyčerpáte a čoskoro začnú vznikať prvé chyby.

Oveľa výhodnejšie je ak robíte jednu vec naraz a nie ste vyrušovaní. Pretože prepínanie sa medzi úlohami vždycky spotrebováva rôzne zložky energie a pozornosti. Kým prepnete z myšlienky na myšlienku alebo z činnosti na inú činnosť, strácate čas a energiu.

 

Ak to robíte často, tak nečakane veľké percento pracovaného času miniete na prepínanie, nie na prácu. To nie je efektívne minutá energia.

Radšej sa izolujte od zdrojov rušenia na 2 hodiny a tvrdo pracujte. Potom sa „objavte na svete“ a vybavte všetko čo medzitým „prišlo“. Tým spôsobom denne ušetríte najmenej hodinu, aj viac.

• Jednak ušetríte časy prepínania sa medzi úlohami.
• Druhak niektoré úlohy s ktorými sa na vás obrátili už vyriešil niekto iný.

Tomuto zámeru môže napomôcť technika Pomodoro kedy sa používa minútka na výrobu špagiet, v našom prípade to môže byť akékoľvek vajíčko, stopky, alebo aplikácia do mobilu.

Nastavíte nejaký čas, napríklad 45 minút, počas ktorých sa venujete výhradne jednej jedinej veci s vypnutými ostatnými zdrojmi rušenia. Potom si dávate ďalší 5 minút a to je prestávka.

Mindmapy

Výborný nástroj pri plánovaní sú myšlienkové mapy. Potrebujete si totiž ujasniť, čo všetko je potrebné naplánovať.

Dobre sa to robí na papieri, ale aj na internete nájdete plno aplikácií, v ktorých môžete dobre utriediť myšlienky.

Myšlienková mapa je niečo ako schéma čo a kedy treba urobiť. Je teda výhodné, ak myšlienkovú mapu budete mať ako prvú skicu pred plánovaním nejakej úlohy.

Dáte si nejaké ciele, ktoré chcete splniť. Potom okolo nich vytvárate rôzne úlohy, ktoré je treba splniť. Pri ich zostavovaní často prídete na nové nápady.

Chcete napríklad vytvoriť firemný web. Na ukážku som pár minút vytváral myšlienkovú mapu v aplikácii bubbl.us. Samozrejme, to nie je žiadna úplná mapa, ale len krátky príklad. Často pri takomto spracovaní myšlienok objavíte čo potrebujete naplánovať. Neraz vám napadnú aj myšlienky, na ktoré by ste normálne asi vôbec nemysleli.

Napríklad pri tvorbe webu možno viete, že potrebujete nejaký dizajn, ale nemusí vám hneď napadnúť, že by mal byť ľahko zmeniteľný – ak sa totiž ukáže že web ľudia nepoužívajú ako ste plánovali, treba ho upraviť.

Alebo ak máte správcu siete a internetu, možno vám nenapadne, že by ste v prípade jeho neprítomosti, alebo choroby mali mať prístup ku všetkým heslám a systémom.

Plánujte najskôr život a zdravie, potom prácu a úlohy

Na záver state o plánovaní teda len znova pripomínam. Často plánujeme „veľké“ veci a na samozrejmé úlohy sa potom nemusí už nájsť čas. Nepripusťte, aby ste nemali čas na obed, alebo styk s kamarátmi. Nebolo by dobré, aby ste vzorne plnili úlohy ktoré vám dávajú iní a pritom nestihli normálne žiť. Taký stres skráti život a to nie je to, čo ste plánovali. Aspoň predpokladám. Plánujte preto tak, aby ste si chránili zdravie.

Pozrite si aj tieto články: